Sowohl für Selbstständige als auch für Angestellte können beim Ausüben der beruflichen Tätigkeit Reisekosten entstehen, welche man bei der Steuererklärung geltend machen kann. Eine Reisekostenabrechnung ist nicht einfach zu erstellen. Dabei können durchaus Fehler entstehen oder Missverständnisse. Möchte man Reisekosten geltend machen, gibt es die Voraussetzung, dass man außerhalb der eigenen Wohnung und außerhalb der regelmäßigen Arbeitsstätte gearbeitet hat und aus diesem Grund Reisekosten entstanden sind. Viele kleine und mittelständische Unternehmen haben sehr hohe Reisekosten durch die Ausweitung der Reisetätigkeiten der Angestellten sowie der immer weiter steigenden Flugkosten und deshalb gibt es dieses Service . Hat man gut durchdachte Richtlinien für die einzelnen Geschäftsreisen, dann lassen sich die Kosten durchaus sehr gut kontrollieren. Diese Richtlinien sollte man dann schriftlich niederlegen. Dabei sollte man beachten, dass man sehr genaue Vorgaben hierfür macht. Dadurch entsteht ein hohes Einsparpotential. Ohne genau Vorgaben kann es passieren, dass einzelne Mitarbeiter Entscheidungen treffen, die dem Unternehmen mehr Geld kosten als es nötig gewesen wäre. Die Nutzung von Reiseunternehmen, welche sich auf Unternehmen spezialisiert haben, bietet zudem noch mehr Einsparpotential. Diese Reiseunternehmen können dem Unternehmen durchaus auch bei der Erstellung der Richtlinien behilflich sein. Sie können dem Unternehmen umfassende Daten bereitstellen. Diese Daten können helfen, günstige Preise bei bevorzugten Reiseanbietern auszuhandeln, denn nicht nur Großunternehmen können Preisvorteile hierbei erzielen. Daneben ist es auch wichtig, dass man die Reisekostenabrechnungen der Mitarbeiter stets sorgfältig kontrolliert. Bei einer hohen Reisetätigkeit ist es nicht immer möglich, jede einzelne Reisekostenabrechnung eines jeden Mitarbeiters zu überprüfen. Mindestens ein bestimmter Prozentsatz sollte jedoch regelmässig sorgfältig kontrolliert werden. Automatisierte Aufgabenverwaltungssysteme können hierbei die Arbeit erleichtern. Ebenso die automatische Übernahme von Daten von Kreditkartenunternehmen können manuelle Falscheingaben bei der Erstellung verhindern.

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